отчет о движении денежных средств (ДДС)

ДДС: как вести учёт поступлений и выплат, составить платёжный календарь и предупредить кассовый разрыв

Денег на счёте может хватать сегодня, но через две недели компании будет нечем платить поставщикам, сотрудникам или государству. Текущий остаток не показывает будущие обязательства или по простому-долги.

Для управления деньгами используют два взаимосвязанных инструмента:

отчёт о движении денежных средств — ДДС: показывает состоявшиеся поступления и выплаты;

платёжный календарь: прогнозирует движение денег по дням или неделям.

ДДС помогает понять, откуда пришли и куда ушли деньги. Платёжный календарь показывает, хватит ли их на предстоящие платежи. Вместе они позволяют заранее обнаружить кассовый разрыв.

Что такое отчёт ДДС

Отчёт о движении денежных средств отражает все поступления и выплаты компании за выбранный период.Он отвечает на четыре вопроса:

Сколько денег было в начале периода?

Откуда они поступили?

На что были потрачены?

Какой остаток сформировался в конце?

Базовая формула:

Остаток на начало + поступления − выплаты = остаток на конец

Пример:

остаток на начало — 1 200 000 ₽;

поступления — 5 400 000 ₽;

выплаты — 5 900 000 ₽;

остаток на конец — 700 000 ₽.

Деньги у компании есть, но чистый денежный поток за месяц отрицательный: минус 500 000 ₽ (5,4 млн пришло и 5,9 млн ушло). Если ситуация повторяется, бизнес расходует накопленный резерв.

Чем ДДС отличается от банковской выписки

Банковская выписка содержит операции по одному счёту. ДДС объединяет все места хранения денег и распределяет операции по экономическому смыслу.

В управленческий контур могут входить:

расчётные и валютные счета;

наличные кассы;

корпоративные карты;

электронные кошельки;

эквайринг;

счета организаций одной группы;

деньги у маркетплейсов и платёжных агентов.

Каждой операции присваиваются аналитические признаки:

организация;

счёт или касса;

статья ДДС;

направление;

проект;

контрагент;

центр финансовой ответственности.

Пример, банковская выписка показывает выплату 250 000 ₽. Управленческий учёт уточняет, что это аванс поставщику материалов для конкретного проекта.

Почему поступление не всегда является доходом

Движение денег и финансовый результат — разные вещи.

Поступлениями, не являющимися выручкой, могут быть:

кредит банка;

заём собственника;

возврат выданного займа;

перевод между своими счетами;

аванс покупателя до выполнения обязательств.

Выплатами, не являющимися расходом периода, могут быть:

погашение основной суммы кредита;

выдача займа;

покупка оборудования;

перевод между счетами;

аванс поставщику.

Расход также может возникнуть без выплаты денег. Например, компания получила услугу с отсрочкой: расход уже признан, но деньги будут перечислены позже.

Поэтому:

ДДС показывает движение денег;

P&L показывает доходы, расходы и прибыль;

баланс показывает активы, обязательства и капитал.

Зачем собственнику ДДС

Правильно настроенный отчёт позволяет:

контролировать деньги на всех счетах и в кассах;

видеть источники поступлений;

понимать структуру выплат;

отделять основную деятельность от кредитов и вложений собственника;

находить регулярный отток денег;

сравнивать направления и проекты;

оценивать способность бизнеса генерировать деньги;

сопоставлять план и факт;

получать данные для платёжного календаря.

Положительный банковский остаток ещё не означает устойчивость. В нём могут находиться авансы клиентов, кредитные средства или деньги, предназначенные для налогов и закупок.

Из каких разделов состоит ДДС

Денежные потоки обычно делят на три группы.

Операционная деятельность

Это движение денег, связанное с основной работой компании.

Поступления:

оплата покупателей;

авансы заказчиков;

возвраты поставщиков;

другие операционные поступления.

Выплаты:

товары, сырьё и материалы;

подрядчики;

заработная плата;

аренда;

реклама;

логистика;

налоги;

административные расходы.

Операционный поток показывает, способна ли основная деятельность обеспечивать себя деньгами. Если дефицит регулярно закрывается кредитами или средствами собственника, необходимо проверить маржинальность, сроки оплаты, запасы и расходы.

Инвестиционная деятельность

Это операции с долгосрочными активами:

покупка и продажа оборудования;

строительство и ремонт объектов;

приобретение транспорта;

внедрение информационных систем;

вложения в новые мощности.

Отрицательный инвестиционный поток не всегда является проблемой: компания может направлять деньги на развитие.

Финансовая деятельность

Этот раздел показывает привлечение и возврат финансирования:

кредиты и займы;

вклады собственников;

погашение основного долга;

выплата дивидендов.

Получение кредита увеличивает остаток денег, но не является выручкой. Если не отделять его от платежей клиентов, операционный поток будет завышен.

Как разработать статьи ДДС

Статья объясняет назначение операции. Справочник должен быть достаточно подробным для анализа, но понятным сотрудникам.

Структура зависит от бизнеса. Торговой компании нужны статьи для закупки товара и комиссий маркетплейсов, производству — для сырья и оборудования, проектному бизнесу — для подрядчиков и затрат по объектам. Об этом мы писали ранее в наших статьях.

Как вести учёт поступлений и выплат

Для каждой операции желательно фиксировать:

Источниками данных могут быть банковские выписки, касса, 1С, CRM, отчёты маркетплейсов и корпоративные карты.

Фактический ДДС обычно закрывают ежемесячно, но для управления ликвидностью данные нужно обновлять чаще:

банковские операции и кассу — ежедневно;

планируемые платежи — по мере возникновения;

платёжный календарь — не реже одного раза в неделю;

итоговый отчёт — после закрытия месяца.

Операции, требующие особого внимания

Переводы между своими счетами

Перевод с одного счёта на другой не является доходом или расходом бизнеса. В консолидированном ДДС внутренний оборот исключается (тоже писали про это раньше

;-))

Эквайринг

Если покупатель заплатил 100 000 ₽, а банк перечислил 97 500 ₽ после удержания комиссии, в учёте нужно сохранить информацию и о поступлении, и о комиссии 2 500 ₽.

Маркетплейсы

Выплата площадки может уже включать комиссии, логистику, хранение, рекламу, возвраты и штрафы. Отражение только суммы зачисления скрывает структуру денежного потока.

Корпоративные карты

Перевод денег на карту ещё не раскрывает назначение расхода. После получения документов операцию нужно отнести на соответствующую статью.

Наличные деньги

Все операции должны изменять расчётный остаток кассы. Иначе отчёт перестанет совпадать с фактическими деньгами.

Что такое платёжный календарь

Платёжный календарь — краткосрочный прогноз поступлений, выплат и денежных остатков.

В отличие от ДДС, который показывает преимущественно факт, платёжный календарь смотрит вперёд.

Он содержит:

остатки на счетах и в кассах;

ожидаемые поступления;

заявки на оплату;

обязательные платежи;

плановые даты;

приоритеты;

ответственных;

прогнозный остаток.

Главная задача — показать даты, когда обязательства могут превысить доступные деньги.

На какой период составлять календарь

Часто используют следующие нормативные горизонты:

4–6 недель — для оперативного управления;

8–13 недель — для контроля ликвидности;

несколько месяцев — для сезонного или проектного бизнеса.

Ближайшие одну-две недели желательно планировать по дням, более дальний период — по неделям.

Чем дальше дата, тем ниже точность. Поэтому календарь регулярно обновляют.

Я бы рекомендовал строить прогнозный ДДС на длину операционного цикла, те будет точно понятно хватит ли денег в компании.

Что включить в платёжный календарь

Минимальный набор данных:

Для каждого периода рассчитывают остаток на начало, поступления, выплаты и остаток на конец.

Пример платёжного календаря

На начало месяца у компании есть 600 000 ₽.

По итогам месяца прогноз положительный — 300 000 ₽. Но на третьей неделе компании не хватает 250 000 ₽.

Месячный бюджет может скрыть проблему, потому что объединяет все операции. Платёжный календарь показывает точную дату дефицита.

Что такое кассовый разрыв

Кассовый разрыв возникает, когда на определённую дату у компании недостаточно доступных денег для выполнения обязательств.

Бизнес при этом может быть прибыльным. Причинами разрыва становятся:

отсрочки покупателям;

предоплата поставщикам;

рост запасов;

несовпадение дат поступлений и выплат;

сезонность;

рост дебиторской задолженности;

инвестиции из оборотных денег;

незапланированные выплаты собственникам;

слишком оптимистичный прогноз.

Технический кассовый разрыв

Деньги ожидаются, но поступят позже обязательного платежа.

Например, клиент заплатит 2 млн ₽ 25-го числа, а зарплату и налоги на 1,4 млн ₽ нужно перечислить 20-го.

Финансовый кассовый разрыв

Бизнесу объективно не хватает денег из-за низкой маржинальности, чрезмерных расходов, недостатка оборотного капитала или постоянного отрицательного денежного потока.

Технический разрыв иногда решается согласованием сроков или краткосрочным финансированием. Финансовый требует изменения экономики бизнеса.

Как рассчитать кассовый разрыв

Для каждого дня или недели используют формулу:

Остаток на начало + ожидаемые поступления − плановые выплаты = остаток на конец

Если результат отрицательный, прогнозируется разрыв.

Желательно учитывать минимальный денежный резерв. Например:

прогнозный остаток — 100 000 ₽;

минимальный резерв — 400 000 ₽;

дефицит ликвидности — 300 000 ₽.

Деньги ещё есть, но любое отклонение поступлений может остановить платежи.

Календарь должен показать:

Дату снижения остатка ниже допустимого уровня.

Максимальную сумму дефицита.

Продолжительность разрыва.

Платежи, создающие нагрузку.

Поступления, от которых зависит восстановление остатка.

Что делать при прогнозируемом разрыве

Проверить поступления

Нужно уточнить:

подтверждена ли дата оплаты;

выставлены ли документы;

выполнены ли договорные условия;

нет ли просроченной дебиторской задолженности;

не задвоено ли поступление в прогнозе.

Ускорить получение денег

Возможные меры:

выставить документы раньше;

напомнить клиентам о сроках;

договориться о частичной оплате;

использовать авансы или поэтапные платежи;

изменить условия новых договоров.

Пересмотреть график выплат

С поставщиками можно согласовать перенос или разделение платежа. Однако обязательство не исчезает и должно остаться в календаре.

Расставить приоритеты

Платежи разделяют на:

обязательные и критические;

необходимые для непрерывной работы;

важные, но переносимые;

необязательные.

Перенести некритичные расходы

Иногда можно отложить покупку оборудования, рекламную кампанию или другие необязательные выплаты. При этом нужно оценить влияние решения на продажи и выполнение заказов.

Привлечь финансирование

Для временного дефицита могут использоваться кредитная линия, овердрафт, факторинг или заём собственника.

Но кредит не исправляет убыточную модель. Перед привлечением денег необходимо оценить стоимость долга и способность его погасить. Но это опять же лучше сначала посмотреть в прогнозе,чтобы кредит не дал потом еще больший кассовый разрыв…

Как предупреждать кассовые разрывы

Постоянно обновлять платёжный календарь.

Заранее резервировать деньги на налоги и зарплату.

Контролировать сроки дебиторской задолженности.

Согласовывать незапланированные платежи.

Установить минимальный денежный резерв.

Разделять подтверждённые и вероятные поступления.

Отдельно планировать крупные инвестиции.

Регулярно сопоставлять план и факт.

Если клиенты систематически платят позже запланированного срока, прогноз следует строить по фактическому поведению, а не только по договорным датам.

Как организовать работу с календарём

Процесс может выглядеть так:

Подразделения создают заявки на оплату.

Ответственные подтверждают сумму, основание и дату.

Отдел продаж сообщает ожидаемые поступления.

Финансовый специалист рассчитывает прогнозный остаток.

Платежи проверяются по приоритетам и лимитам.

Руководитель утверждает календарь.

После оплаты план заменяется фактом.

Отклонения учитываются в новом прогнозе.

Если платежи появляются в календаре только в день оплаты, он превращается в список поручений и перестаёт предупреждать кассовые разрывы.

Кто отвечает за данные

У каждого планового поступления и платежа должен быть ответственный.

Основные ошибки

Учитывать только банк

За пределами отчёта остаются наличные, карты, эквайринг и деньги у маркетплейсов.

Считать все поступления выручкой

Кредиты, займы и внутренние переводы завышают операционный поток.

Считать все выплаты расходами

Погашение кредита и переводы между счетами искажают структуру расходов.

Создать слишком много статей

Сотрудники начинают классифицировать операции случайно.

Использовать одну статью «Прочее»

Собственник видит сумму, но не понимает причину.

Не сверять остатки

Если остаток в ДДС не совпадает с фактическими деньгами, отчёту нельзя доверять.

Планировать только ближайшие дни

Компания не видит нагрузку следующего месяца.

Удалять перенесённые платежи

Перенос даты не устраняет обязательство. Его нужно оставить в календаре с новым сроком.

Как внедрить ДДС и платёжный календарь

Шаг 1. Определить денежный контур

Собрать все организации, счета, кассы, карты и другие места хранения денег.

Шаг 2. Разработать статьи

Разделить операции на операционные, инвестиционные, финансовые и внутренние.

Шаг 3. Загрузить историю

Данные за несколько месяцев помогут увидеть основные потоки, сезонность и ошибки классификации.

Шаг 4. Сверить остатки

Расчётные суммы должны совпасть с фактическими деньгами.

Шаг 5. Добавить план

В календарь включают договорные платежи, заявки, налоги, зарплату и ожидаемые поступления.

Шаг 6. Установить резерв и приоритеты

Определяют критические платежи и минимально допустимый остаток.

Шаг 7. Назначить ответственных

Для каждого источника данных устанавливают владельца и периодичность обновления.

Шаг 8. Настроить план-факт

Прогноз регулярно сравнивают с реальными поступлениями и выплатами.

Но почти всегда внедрение этого инструмента упирается в процессы, которые в компании не отстроены. И приходиться перед управленческим учетом еще лезть в настройку работы самой компании.

Частые вопросы

Можно ли вести ДДС в Excel?

Да, если счетов и операций немного, а данные вносит ограниченное число сотрудников. При росте бизнеса повышается риск ошибок и работы с разными версиями файла.

Достаточно ли обновлять отчёт раз в месяц?

Для анализа факта — иногда достаточно. Для предупреждения кассовых разрывов платёжный календарь обычно обновляют ежедневно или еженедельно.

На какой срок планировать деньги?

Для оперативного управления часто используют горизонт 8–13 недель. Ближайшие операции показывают по дням, дальние — по неделям.

Почему в P&L есть прибыль, а денег нет?

Причинами могут быть дебиторская задолженность, закупка запасов, погашение кредитов, приобретение оборудования и авансы поставщикам.

Кассовый разрыв всегда означает убыток?

Нет. Иногда он возникает из-за несовпадения дат поступлений и выплат. Но регулярные разрывы требуют проверки экономики бизнеса.

Можно ли устранить разрыв кредитом?

Кредит может закрыть временный дефицит, но не устраняет его причину. Если основная деятельность постоянно расходует деньги, заём только переносит проблему.

Главное

ДДС показывает, что уже произошло с деньгами компании. Платёжный календарь показывает, что произойдёт в ближайшем будущем.

Чтобы эти инструменты работали:

объедините все счета и кассы;

распределяйте операции по понятным статьям;

исключайте внутренние переводы;

привязывайте плановые операции к датам;

разделяйте подтверждённые и вероятные поступления;

установите минимальный резерв;

регулярно обновляйте прогноз;

анализируйте отклонения плана от факта.

Цель ДДС — не просто объяснить прошлые списания, а дать собственнику время принять решение до того, как нехватка денег остановит работу компании.

Хотите заранее видеть кассовые разрывы, а не узнавать о них в день платежа?

На финансовой диагностике разберём счета, статьи, график поступлений и обязательств. Определим, как связать фактический ДДС с платёжным календарём.

Подробнее: настройка отчёта ДДС.

Для самостоятельного старта используйте шаблон ДДС и платёжного календаря.

Получить бесплатную консультацию

Следующая статья цикла: «Доходы и расходы: почему получение денег не всегда является доходом, а платёж — расходом».